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藤女子大学公的研究費不正防止計画  

2011年10月1日制定
(2014年7月1日改正)
(2016年8月1日改正)
2017年4月1日改正
最高管理責任者(学長)
 
「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン(実施基準)」(平成19年2月15日文部科学大臣決定、平成26年2月18日改正)の趣旨や内容を踏まえ、研究費の不正使用を防止し、適正かつ公正・明瞭な研究費の管理・監査を行うため、藤女子大学における公的研究費不正防止計画を次のとおり策定する。        
なお、本計画は、公的研究費の不正使用防止のため当面取り組むべき措置を掲げたものであり、今後、不正を発生させる要因の把握とその検証を進め、必要な見直しを行い、公的研究費の適正な使用の推進を図ることとする

項目 不正発生要因 これまでの取組み及び不正防止計画
1.機関内の責任体系の明確化
(1)機関内の責任体系の明確化 1.公的研究費の機関内の責任体系に関する周知が不足しており、研究費の管理・執行に対する組織としての責任が曖昧になるおそれがある。

2.時間の経過により、学内での認識が低下する。
【実施状況】
・「藤女子大学公的研究費(競争的研究資金等)の管理・監査体制」を制定し、最高管理責任者を学長とする責任体系を明確化するとともに、学内通知及びホームページにて周知している。(2008年10月)

・「藤女子大学研究費(競争的研究資金等)の管理・監査体制」を見直し、統括管理責任者を副学長、コンプライアンス推進責任者を各学部長及び事務局長と定めて、所掌業務の明確化を行った。(2014年7月)

・「藤女子大学における研究活動上の不正行為に関する規程」を制定し、研究活動上の不正行為に対応するための責任者の役割・権限の範囲等を定めた。(2015年1月)

【今後の取り組み】
・研究倫理教育責任者及びコンプライアンス推進責任者が、それぞれの出席する会議体等において研究倫理の重要性や研究費の適切な使用について周知し、研究倫理教育及びコンプライアンス教育の受講率向上に努める。

・研究者に対する個別説明を強化し、必要に応じて説明会を開催して、更なる周知徹底及び意識の向上を図る。
2.適正な管理・運営の基盤となる環境の整備
(1)ルールの明確化・統一化 1.研究費の使用ルールと運用が乖離している。

2.研究者及び事務担当者の理解不足によるルールの誤認識、誤った運用が行われる。
【実施状況】
・「科学研究費補助金執行マニュアル」を作成し、該当教職員への配布及びホームページにて使用ルールを周知している。(2007年2月)

・文部科学省及び日本学術振興会のルール変更に合わせて、マニュアルの改訂を行っている。(2017年4月改訂)

・補助金の採択を受けた研究代表者等に対して、個別にルール説明を行っている。

・使用ルールに疑義が生じた場合には、相談窓口で対応することにより、誤った運用を事前に防止する。

【今後の取り組み】
・使用ルールと運用の実態が乖離していないか確認し、規程、マニュアル等の再検討を行う。

・研究者に対する個別説明を強化し、必要に応じて説明会を開催して、更なる周知徹底及び意識の向上を図る。

・研究者のルール理解度を把握するため、内部監査時等必要に応じて研究者へ聞き取りを行い、ルールの理解が不足している項目については、マニュアル等への記載や個別説明を強化してルール周知の徹底を図る。
(2)職務権限の明確化 1.事務処理に関する研究者と事務職員の権限と責任が明確に定まっていない。

2.業務分担の実態と職務分掌の間に乖離が生じている。
【実施状況】
・「藤女子大学公的研究費(競争的研究資金等)の管理・監査体制」(2008年10月)及び「科学研究費補助金執行マニュアル」(2017年4月改訂)において、研究費使用上のルールや事務手続きを明記しており、職務の分担と責任を明確にしている。

・「藤女子大学研究費(競争的研究資金等)の管理・監査体制」を見直し、統括管理責任者を副学長、コンプライアンス推進責任者を各学部長及び事務局長と定めて、所掌業務の明確化を行った。(2014年7月)
(3)関係者の意識向上 1.補助金が公的資金であるという認識が希薄で、研究者は「自分の獲得した研究費」、事務職員は「預り金」という意識があり、機関管理の認識が乏しい。

2.公的研究費の研究計画や契約内容等に対する履行意識が低い

3.公的研究費の取扱いに対する取引業者の認識が乏しい。
【実施状況】
・教員の行動を律する統一的な規範として「藤女子大学研究倫理規準」を制定し、研究者の基本的責任・態度、研究計画の立案・実施、研究費の適正な使用等について関係者の意識向上を図っている。(2010年2月)

・研究費に係る全ての教職員に研究活動に係る誓約書の提出を求め、公的研究費を使用する責任の重大さと管理の透明性を自覚させ、意識向上を図った。(2014年7月)

・一定の取引実績(回数・金額等)がある取引業者に、誓約書の提出を求め、不正取引の防止及び内部監査等の調査への協力を依頼している。(2014年7月~)

・「藤女子大学研究倫理規準」を改正し、研究者の態度、研究成果の発表規準、本学の責務等に係る条項の追加・改定を行った。(2015年1月)

・研究倫理・コンプライアンス研修会を開催し、関係者の意識向上に努めている。

【今後の取り組み】
・研究者に対する個別説明を強化し、必要に応じて説明会を開催して、更なる周知徹底及び意識の向上を図る。

・実効性のある研究倫理教育及びコンプライアンス教育の在り方を検討し、受講管理を徹底して、教職員の受講率の向上に努める。
(4)調査及び懲戒に関する規程の整備及び運用の透明化 1.調査及び懲戒に関する規程や運用に係る周知が不十分である。 【実施状況】
・「藤女子大学公的研究費(競争的研究資金)の管理・監査体制」において、不正行為の疑義が生じた場合の調査と措置について明記した。(2008年10月)

・「藤女子大学公的研究費(競争的研究資金等)の管理・監査体制」において、不正行為に関与した教職員の処分について定め、関連規程である「藤女子大学就業規則」及び「藤女子大学人事審査委員会に関する内規」において、不正行為により本学に損害等を及ぼした場合の懲戒規定、手続きを定めている。

・研究費に係る全ての教職員に研究活動に係る誓約書の提出を求め、規則等に違反して不正行為を行った場合の本学や配分機関等の処分(懲戒処分、研究費の返還等)及び法的な責任(刑事告発等)を自覚させ、意識向上を図っている。(2014年7月)

・「藤女子大学における研究活動上の不正行為に関する規程」において、不正行為が生じた場合の調査及び措置(懲戒等)について明記した。(2015年1月)
3.不正を発生させる要因の把握と不正防止計画の策定・実施
(1)不正を発生させる要因の把握と不正防止計画の策定 1.不正を発生させる要因がどこにどのような形で潜在しているのか機関全体の状況を把握できていない。

2.不正防止計画が策定されていない。
【実施状況】
・不正防止の推進部署である財務課において、不正発生要因の洗出しを実施し、「藤女子大学公的研究費不正防止計画」を策定した。(2011年10月)

・不正防止の推進部署である財務課において、不正発生要因の見直しを実施し、「藤女子大学公的研究費不正防止計画」を改正した。(2016年8月)

・不正防止に関する研修会へ担当教職員を派遣して、他機関における不正経理等の情報を収集し、不正の起こりうる要因や背景の把握・分析に努めている。

【今後の取り組み】
・不正の起こりうる要因や背景に関する問題点について研究現場における事情の把握・分析が不足しているため、研究者と事務職員との間における問題点の共有化を進めるための方策を検討する。
(2)不正防止計画の実施 1.不正防止計画を推進・実施する部署が定められていない。

2.不正防止計画を策定・実施したにもかかわらず、時間の経過等により取組みに対する認識が低下する。
【実施状況】
・「藤女子大学公的研究費(競争的研究資金等)の管理・監査体制」において、財務課を不正防止の推進部署として定めた。(2008年10月)

・財務課において不正発生要因の洗出しを実施し、不正防止計画に反映させた。(2011年10月)

・財務課において不正発生要因の見直しを実施し、不正防止計画を改正した。(2017年4月)

【今後の取り組み】
・相談窓口での日常業務で認識された不正発生要因の検証を継続し、より実効的な不正防止計画となるよう常に見直しを行う。
4.研究費の適正な運営・管理活動
(1)予算執行状況の把握 1.予算執行状況が適切に把握できず、年度末に予算執行が集中する等の事態が発生する。 【実施状況】
・財務課において執行状況の進捗管理をしており、執行が遅れそうな研究者へ確認・助言を行うなど、年間を通じたバランスある予算執行を奨励している。併せて、年に数回、研究者へ執行状況の通知を行っている。
(2)癒着防止に向けた取り組み 1.請求書及び領収証の記載内容が不十分で、購入物品の内訳が明記されていないため、業者との不正な取引が発生するおそれがある。

2.不正な取引に関与した業者への取引停止等の処分方針が曖昧である。
【実施状況】
・「科学研究費補助金執行マニュアル」において、物品調達ルールを定め、請求書及び領収証の記載内容については、購入物品の内訳 (名称、型番、数量、単価等) の明記を求めている。

・「藤女子大学公的研究費(競争的研究資金)の管理・監査体制」において、不正行為を行った場合の取引停止の措置について定め、ホームページに掲載することにより、業者が不正行為へ加担することの抑止を図っている。

・一定の取引実績(回数・金額等)がある取引業者に、誓約書の提出を求め、不正取引の防止及び内部監査等の調査への協力を依頼している。併せて、不正取引に関与した場合の取引停止等の措置について、誓約事項に盛り込んでいる。(2014年7月~)

・「藤女子大学における研究活動上の不正行為に関する規程」において、不正行為に関与した業者に対する措置について明記した。(2015年1月)

【今後の取り組み】
・特定業者への発注が必要以上に存在していないか適宜把握するとともに、必要に応じて本学の未払金と業者の売掛金を照合するなど取引状況の確認を行う。
(3)発注・検収体制 1.10万円未満の消耗品の発注は、研究者が自ら行っているので、業者との不正な取引が発生するおそれがある。

2.研究と直接関係のないと思われる物品を購入している。
【実施状況】
・「科学研究費補助金執行マニュアル」において、研究者が発注できる範囲を明確化し、10万円未満の消耗品については、研究者が発注を行っているが、原則として2社以上の相見積りを徴収することとし、請求書及び領収証に購入物品の内訳を明記することを求めている。

・事務担当者による納品確認の際に、疑義が生じた物品については、研究者に購入目的等の確認を行っている。

・金額の多寡にかかわらず、研究費で購入した全ての物品について、事務担当者による納品確認を実施している。(2013年4月)

・特殊な役務(データベース・プログラム・デジタルコンテンツ開発・作成、機器の保守・点検など)に関する検収については、事務職員が仕様書や計画書等との整合性の確認を行うが、納品物や作業状況等について十分な心証を得ることができない場合は、取引先への確認又は必要に応じて発注者以外の専門的知識を有する者の確認を実施している。(2014年7月)

・換金性の高い物品(パソコン、タブレットPC、デジタルカメラ、ビデオカメラ等)については、金額の多寡にかかわらず、事務担当者が品名・型番等をデータ管理し、必要に応じて現物実査を行っている。(2014年7月)

【今後の取り組み】
・特定業者への発注が必要以上に存在していないか適宜把握するとともに、必要に応じて本学の未払金と業者の売掛金を照合するなど取引状況の確認を行う。
(4)旅費 1.出張事実の確認不足により、出張日程の水増しや架空請求等のおそれがある。 【実施状況】
・旅費を請求するときは、出張伺の添付書類として、⑴航空賃等の請求書または領収証、(2)出張目的の概要が記された文書(学会の案内状など)の提出を求めている。

・出張終了後、出張報告(記録)書と出張伺、航空券の半券及び他の添付書類等との関係を突合し、出張事実を確認している。

・「藤女子大学旅費内規」をより実態に即した内容に改正し、「科学研究費補助金執行マニュアル」上のルールと他の予算によるルールとの差異を少なくして、取扱いの明確化を図った。(2014年4月)

・「出張報告(記録)書」に用務先、宿泊先の記載欄を追加し、本人へのヒアリングの他、必要に応じて用務先、宿泊先へ出張事実の照会を行っている。(2014年4月)

【今後の取り組み】
・「出張報告(記録)書」の記述が簡略化され、内容が不明確な場合があるため、現地で面会した相手方や出張者しか知り得ない事実を記入させるなど、より具体的な記述を求めることとする。
(5)人件費 1.非常勤雇用者、アルバイトの管理が書類上でしか行われておらず、研究者以外による事実確認が行われていないので、カラ雇用等が発生するおそれがある。 【実施状況】
・採用時に業務内容、勤務時間等の雇用条件を記載した採用通知を交付し、採用後は監督する研究者が勤務実態を常に把握している。

・支出金額の算定根拠となる「勤務表」は、研究者、勤務者双方が自署・押印することとし、業務内容及び勤務時間等の事実確認を厳格に行っている。

【今後の取り組み】
・必要に応じて、事務担当者が勤務場所に赴くなど、第三者が勤務実態を確認する方策を検討する。
(6)謝金 1.謝金の支出基準が規程で定められておらず、過去の例等を目安として運用している。

2.謝金の支出にあたって、その裏づけ資料が確認できず、謝礼対象行為の事実がない支払いが発生するおそれがある。
【実施状況】
・謝金の性格上、単価を固定していないが、謝金の申請にあたり、「専門的知識の提供」、「研究協力」といった曖昧な表現は避け、具体的な内容を記入したものを提出させるとともに、その金額の妥当性について説明を求めている。

・支出金額の算定根拠となる「勤務表」は、研究者、勤務者双方が自署・押印することとし、業務内容及び勤務時間等の事実確認を厳格に行っている。

・勤務実態の把握が難しい自宅での作業等に対する謝金については、成果物の提出及びより詳細な金額算定根拠を求めている。

【今後の取り組み】
・謝金の支出基準の機関決定を検討する。
5.情報の伝達を確保する体制の確立
(1)相談窓口 1.研究費の執行に関する相談窓口の存在が十分に周知されていないため、使用ルールに疑義が生じた場合にも、研究者が独自に判断し、誤った解釈で研究費が執行されるおそれがある。 【実施状況】
・使用ルールや事務手続きについて、研究者が日常的に相談を行いやすいよう、財務課を窓口として相談を受け付けている。

・相談窓口をホームページ上で公開している。

・「藤女子大学における研究活動上の不正行為に関する規程」において、研究費の使用に関するルールや事務手続きに係る相談窓口について明記した。(2015年1月)

【今後の取り組み】
・研究者と事務職員間のコミュニケーションを充実させ、相談窓口の利用促進を図る。
(2)通報窓口 1.通報(告発)窓口の周知が不足しているため、不正が潜在化している可能性がある。

2.不正使用を発見した者が不利益を恐れて通報(告発)を躊躇する。
【実施状況】
・研究費の不正使用等に関する学内外からの通報(告発)窓口を総務課長とし、ホームページ上に公開している。

・「公益通報等に関する規程」を制定して、法令違反行為に関する通報及び相談窓口を法人事務局に設置し、公益通報等を行ったことを理由として、当該職員等に対し、不利益な取り扱いを行ってはならない旨を規定した。(2012年3月)

・「藤女子大学における研究活動上の不正行為に関する規程」において、通報窓口及び通報の受付・取扱い等を定めるとともに、不正使用を発見した者が不利益を恐れて通報を躊躇することのないよう、通報者の保護について明記している。(2015年1月)

【今後の取り組み】
・定期的な学内通知等により、通報(告発)窓口を周知徹底し、不正リスクの抑制・牽制と早期発見が図られる体制を整備する。
(3)外部への公表 1.不正への取組に関する外部への公表が不十分である。 【実施状況】
・「藤女子大学公的研究費(競争的研究資金等)の管理・監査体制」を制定し、ホームページに掲載して不正への取組の方針と意思決定手続きを学内外に広く公表している。(2008年10月)

・ホームページに「倫理意識の向上および不正防止に対する取り組み」に係る項目を新設し、従前は学内サイトのみで公開していた「藤女子大学研究倫理規準」を学内外に広く公表した(2011年10月)

・「藤女子大学公的研究費不正防止計画」を策定し、ホームページに掲載した(2011年10月)

・「藤女子大学における研究活動上の不正行為に関する規程」を制定し、ホームページに掲載して不正行為に対する本学の体制及び調査手続き等を学内外に広く公表している。(2015年1月)

・「藤女子大学公的研究費内部監査要領」を制定し、ホームページに掲載して、公的研究費の適正な運営・管理を行うための内部監査とその活用について周知している。(2015年10月)
(4)研究者及び事務職員の理解度の確認 1.使用ルールや研究倫理基準に関する理解が不十分である。 【実施状況】
・公的研究費の基本ルールや制度改正等について、事務職員については、説明会の参加やその後の復命及び学内ポータルサイトへの掲載等により理解の徹底を図り、研究者については、担当職員からの個別説明により理解を深められるよう努めている。

・相談窓口で受け付けた質問を取りまとめて、FAQとしてマニュアルに盛り込み、随時改訂を行っている。

【今後の取り組み】
・相談窓口で受け付けた質問を取りまとめて、FAQを作成し、学内通知やホームページ等で周知する。

・研究者に対する個別説明を強化し、必要に応じて説明会を開催して、更なる周知徹底及び意識の向上を図る。

・実効性のある研究倫理教育及びコンプライアンス教育の在り方を検討し、受講管理を徹底して、教職員の意識向上を図る。
6.モニタリングのあり方
(1)機関全体の視点からのモニタリング体制の整備状況 1.制度変更や時間の経過等により、整備済の不正防止計画や管理・監査体制が適切なものでなくなる。 【実施状況】
・「藤女子大学公的研究費(競争的研究資金等)の管理・監査体制」において、不正発生を防止するためのモニタリングの在り方を明記した。(2008年10月)

・「藤女子大学公的研究費内部監査要領」において、内部監査の実施結果をコンプライアンス教育及び研究倫理教育や不正防止計画の策定等に役立てるための情報共有について定めている。(2015年10月)

・財務課において不正発生要因の見直しを実施し、不正防止計画を改正した。(2017年4月)

【今後の取り組み】
・不正防止計画推進部署である会計課において、不正防止計画や管理・監査体制の適正性を年1回以上確認し、必要に応じて見直すことにより、これらを常に適切なものに保つ。
(2)機関全体の視点からの監査体制の整備状況 1.監査体制が不十分で、監査が実施されなかったり、実施されても皮相的な監査で問題の発見に繋がらない。 【実施状況】
・本学が採択された全ての公的研究費について、内部監査部門(総務課)が通常監査または特別監査を行っている。通常監査は、帳簿上(書類上)の監査とし、採択された全ての課題について実施している。特別監査は、実際の使用状況や備品等の実査及び事実関係の厳密な確認を含めた監査とし、採択された課題の1割以上を対象として実施している。

・「藤女子大学公的研究費内部監査要領」を制定し、内部監査の実施手続きと監査結果の活用等について定めている。(2015年10月)

【今後の取り組み】
・監査体制が適正なものかどうか見直しを行い、必要に応じて、有効的かつ効率的な内部監査制度の整備を図る。
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