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公的研究費(競争的研究資金)の管理・監査体制

藤女子大学　公的研究費（競争的研究資金）の管理・監査体制

２００８年１０月２３日

藤女子大学は、「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）」（平成１９年２月１５日文部科学大臣決定）の趣旨や内容を踏まえ、公的研究費（競争的研究資金）の不正使用の防止、適正かつ効率的な研究費の管理・監査を行うための体制を下記の通り定める。

１．機関内の責任体系の明確化

藤女子大学における公的研究費（競争的研究資金）の運営・管理組織は以下の通りとする。

（１）最高管理責任者：学長
（大学全体を統括し、公的研究費（競争的研究資金）の運営・管理について最終責任を負う。）
（２）統括管理責任者：事務局長
（最高管理責任者を補佐し、公的研究費（競争的研究資金）の運営・管理について大学全体を統括する実質的な責任と権限を持つ。）
（３）部局責任者：会計課長及び花川事務室事務長
（大学内の各部局等における公的研究費（競争的研究資金）の運営・管理について実質的な責任と権限を持つ。）
（４）相談窓口：会計課競争的研究資金担当係
（公的研究費（競争的研究資金）の使用に関するルールや事務手続き等について、大学内外からの相談を受け付ける窓口。）
（５）通報窓口：総務課長
（大学内外からの不正使用等の相談窓口）
（６）防止計画推進部署：会計課
（不正の発生要因を調査し、大学全体の状況を整理・評価するとともに、それに対応する不正防止計画の策定・実施を行う。）
（７）内部監査部門：総務課
（会計書類の形式的要件等の財務情報をもとに執行状況及び体制不備等の検証を行う。）

２．公的研究費（競争的研究資金）の適正な運営・管理活動

当事者以外によるチェックが機能する発注・検収システムを以下の通りとして運営する。

（１）物品の調達：検収部署として文学部は会計課、人間生活学部及び大学院は花川事務室総務係とする。
（消耗品類の調達）
研究者が、発注する際に見積書等の発注情報を検収部署に提出し、検収担当者が発注情報と物品を検品後、研究者に納品することを原則とする。
（備品の調達）
研究者が発注しようとする物品の「物件購入伺書」を検収部署に提出し、会計課で予算の確認を行い事務局長の決裁後、会計課で発注する。物品の納入後は検収部署で検品後、研究者に納品することを原則とする。
図書の場合は図書課で図書登録を行う。
（２）旅費の支払
旅費の支払については「出張伺」、「旅費支出承認願」に必要に応じて証票類を添付して会計課に提出する。航空運賃が必要な場合は、支払う金額を証明する請求書または領収書を添付することとする。
また出張後は会計課へ「出張報告（記録）書」を提出する。
（３）謝金、アルバイト料の支払
研究に必要な謝礼金を支払う場合は、「謝金支出承認願」に必要な証票類を添付し、部局責任者の確認印を受けた上で、会計課へ提出する。所得税の源泉徴収後に会計課より出金する。
アルバイトを雇用する場合は、「臨時職員採用伺」を総務課に提出し、雇用承認を受けることとし、雇用時間・業務内容を確認する「勤務表」に研究者及び部局責任者の確認印を受けた上で、会計課へ提出する。会計課は給与支払に係る手続きにより出金する。
（４）その他
公的研究費（競争的研究資金）に係る経理事務は、関係法令等に定めるほかは、学校法人藤学園経理規程ならびに関連する本学規程によることとする。

３．モニタリングの在り方

最高管理責任者は、物品の調達、旅費の支払、謝金、アルバイト料の支払等について、運営管理手続きについて継続して検証するとともに、内部監査について次の通り定め、不正発生の防止に努める。

内部監査について
本学が採択されている全ての公的研究費（競争的研究資金）について、内部監査部門が通常監査と特別監査を行う。
通常監査は帳簿上（書類上）の監査とし、採択されている課題全てについて実施する。
特別監査は、実際の使用状況や備品等の実査及び事実関係の厳密な確認を含めた監査とし、採択されている課題数の１割以上とする。

４．不正な使用に係る調査と措置

公的研究費（競争的研究資金）の使用に関して不正行為の疑義が生じた場合は、最高管理責任者は速やかに必要な調査を行うものとする。
調査の結果、不正行為に関与した教職員については本学規程により処分する。
また不正行為に関与した業者については、以後の取引について一定の期間停止する。