藤女子大学公的研究費不正防止計画

2011年10月1日
最高管理責任者（学長）裁定

　「研究機関における公的研究費の管理・監査のガイドライン（実施基準）」（平成19年2月15日文部科学大臣決定）の趣旨や内容を踏まえ、研究費の不正使用を防止し、適正かつ公正・明瞭な研究費の管理・監査を行うため、藤女子大学における公的研究費不正防止計画を次のとおり策定する。
　なお、本計画は、公的研究費の不正使用防止のため当面取り組むべき措置を掲げたものであり、今後、不正を発生させる要因の把握とその検証を進め、必要な見直しを行い、公的研究費の適正な使用の推進を図ることとする。

項目	不正発生要因	これまでの取組み及び不正防止計画
１．機関内の責任体系の明確化
（１）機関内の責任体系の明確化	公的研究費の機関内の責任体系に関する周知が不足しており、研究費の管理・執行に対する組織としての責任が曖昧になるおそれがある。時間の経過により、学内での認識が低下する。	【実施状況】「藤女子大学公的研究費（競争的研究資金）の管理・監査体制」を制定し、最高管理責任者を学長とする責任体系を明確化するとともに、学内通知及びホームページにて周知している。（2008年10月）【今後の取り組み】・研究者に対する個別説明を強化し、必要に応じて説明会を開催して、更なる周知徹底及び意識の向上を図る。
２．適正な管理・運営の基盤となる環境の整備
（１）ルールの明確化・統一化	研究費の使用ルールと運用が乖離している。研究者及び事務担当者の理解不足によるルールの誤認識、誤った運用が行われる。	【実施状況】・「科学研究費補助金執行マニュアル」を作成し、該当教職員への配布及びホームページにて使用ルールを周知している。（2007年2月）・文部科学省及び日本学術振興会のルール変更に合わせて、マニュアルの改訂を行っている。・補助金の採択を受けた研究代表者等に対して、個別にルール説明を行っている。・使用ルールに疑義が生じた場合には、相談窓口で対応することにより、誤った運用を事前に防止する。【今後の取り組み】・使用ルールと運用に乖離がある場合には、会計課で分析した上、マニュアルの再検討を行う。・研究者に対する個別説明を強化し、必要に応じて説明会を開催して、更なる周知徹底及び意識の向上を図る。
（２）職務権限の明確化	事務処理に関する研究者と事務職員の権限と責任が明確に定まっていない。業務分担の実態と職務分掌の間に乖離が生じている。	【実施状況】・「藤女子大学公的研究費（競争的研究資金）の管理・監査体制」（2008年10月）及び「科学研究費補助金執行マニュアル」において、研究費使用上のルールや事務手続きを明記しており、職務の分担と責任を明確にしている。
（３）関係者の意識向上	補助金が公的資金であるという認識が希薄で、研究者は「自分の獲得した研究費」､事務職員は「預り金」という意識があり、機関管理の認識が乏しい。公的研究費の研究計画や契約内容等に対する履行意識が低い。	【実施状況】・教員の行動を律する統一的な規範として「藤女子大学研究倫理基準」を制定し、研究者の基本的責任・態度、研究計画の立案・実施、研究費の適正な使用等について関係者の意識向上を図っている。（2010年2月）【今後の取り組み】・研究者に対する個別説明を強化し、必要に応じて説明会を開催して、更なる周知徹底及び意識の向上を図る。
（４）調査及び懲戒に関する規程の整備及び運用の透明化	調査及び懲戒に関する規程や運用に係る周知が不十分である。	【実施状況】・「藤女子大学公的研究費（競争的研究資金）の管理・監査体制」において、不正行為の疑義が生じた場合の調査と措置について明記した。（2008年10月）・「藤女子大学公的研究費（競争的研究資金）の管理・監査体制」において、不正行為に関与した教職員の処分について定め、関連規程である「藤女子大学就業規則」及び「藤女子大学人事審査委員会に関する内規」において、不正行為により本学に損害等を及ぼした場合の懲戒規定、手続きを定めている。
３．不正を発生させる要因の把握と不正防止計画の策定・実施
（１）不正を発生させる要因の把握と不正防止計画の策定	不正を発生させる要因がどこにどのような形で潜在しているのか機関全体の状況を把握できていない。不正防止計画が策定されていない。	【実施状況】・不正防止の推進部署である会計課において、不正発生要因の洗出しを実施し、「藤女子大学公的研究費不正防止計画」を策定した。（2011年10月）【今後の取り組み】・不正の起こりうる要因や背景に関する問題点について研究現場における事情の把握・分析が不足しているため､研究者と事務職員との間における問題点の共有化を進めるための方策を検討する。・他機関における不正経理等の情報を収集し、不正の起こりうる要因や背景の把握・分析に努める。
（２）不正防止計画の実施	不正防止計画を推進・実施する部署が定められていない。不正防止計画を策定・実施したにもかかわらず、時間の経過等により取組みに対する認識が低下する。	【実施状況】・「藤女子大学公的研究費（競争的研究資金）の管理・監査体制」において、会計課を不正防止の推進部署として定めた。（2008年10月）・会計課において不正発生要因の洗出しを実施し、不正防止計画に反映させた。（2011年10月）【今後の取り組み】・相談窓口での日常業務で認識された不正発生要因の検証を継続し、より実効的な不正防止計画となるよう常に見直しを行う。
４．研究費の適正な運営・管理活動
（１）予算執行状況の把握	予算執行状況が適切に把握できず、年度末に予算執行が集中する等の事態が発生する。	【実施状況】・会計課において執行状況の進捗管理をしており、必要に応じて、研究者へ確認・助言を行っている。
（２）癒着防止に向けた取り組み	請求書及び領収証の記載内容が不十分で、購入物品の内訳が明記されていないため、業者との不正な取引が発生するおそれがある。不正な取引に関与した業者への取引停止等の処分方針が曖昧である。	【実施状況】・「科学研究費補助金執行マニュアル」において、物品調達ルールを定め、請求書及び領収証の記載内容については、購入物品の内訳 (名称、型番、数量、単価等) の明記を求めている。・「藤女子大学公的研究費（競争的研究資金）の管理・監査体制」において、不正行為を行った場合の取引停止の措置について定め、ホームページに掲載することにより、業者が不正行為へ加担することの抑止を図っている。【今後の取り組み】・特定業者への発注が必要以上に存在していないか適宜把握するとともに、必要に応じて本学の未払金と業者の売掛金を照合するなど取引状況の確認を行う。
（３）発注・検収体制	１０万円未満の消耗品の発注は、研究者が自ら行っているので、業者との不正な取引が発生するおそれがある。研究と直接関係のないと思われる物品を購入している。	【実施状況】・「科学研究費補助金執行マニュアル」において、研究者が発注できる範囲を明確化し、１０万円未満の消耗品については、研究者が発注を行っているが、原則として２社以上の相見積りを徴収することとし、請求書及び領収証に購入物品の内訳を明記することを求めている。・事務担当者による納品確認の際に、疑義が生じた物品については、研究者に購入目的等の確認を行っている。【今後の取り組み】・特定業者への発注が必要以上に存在していないか適宜把握するとともに、必要に応じて本学の未払金と業者の売掛金を照合するなど取引状況の確認を行う。
（４）旅費	出張事実の確認不足により、出張日程の水増しや架空請求等のおそれがある。	【実施状況】・旅費を請求するときは、出張伺の添付書類として、(1)航空賃等の請求書または領収証､(2)出張目的の概要が記された文書（学会の案内状など）の提出を求めている。・出張終了後、出張報告（記録）書により出張伺や他の添付書類との関係を点検し、出張事実を確認している。【今後の取り組み】・出張報告（記録）書の記述が簡略化され、内容が不明確な場合があるため、出張者しか知り得ない事実や現地で会った相手方等を記入させるなど、より具体的な記述を求めることとする。
（５）人件費	非常勤雇用者、アルバイトの管理が書類上でしか行われておらず、研究者以外による事実確認が行われていないので、カラ雇用等が発生するおそれがある。	【実施状況】・採用時に業務内容、勤務時間等の雇用条件を記載した採用通知を交付し、採用後は監督する研究者が勤務実態を常に把握している。・支出金額の算定根拠となる「勤務表」は、研究者、勤務者双方が自署・押印することとし、業務内容及び勤務時間等の事実確認を厳格に行っている。【今後の取り組み】・必要に応じて、事務担当者が勤務場所に赴くなど、第三者が勤務実態を確認する方策を検討する。
（６）謝金	謝金の支出基準が規程で定められておらず、過去の例等を目安として運用している。謝金の支出にあたって、その裏づけ資料が確認できず、謝礼対象行為の事実がない支払いが発生するおそれがある。	【実施状況】・謝金の性格上、単価を固定していないが、謝金の申請にあたり、「専門的知識の提供」、「研究協力」といった曖昧な表現は避け、具体的な内容を記入したものを提出させるとともに、その金額の妥当性について説明を求めている。・支出金額の算定根拠となる「勤務表」は、研究者、勤務者双方が自署・押印することとし、業務内容及び勤務時間等の事実確認を厳格に行っている。【今後の取り組み】・謝金の支出基準を機関決定することを検討する。・勤務実態の把握が難しい自宅での作業等に対する謝金については、成果物の提出及びより詳細な金額算定根拠を求めることとする。
５．情報の伝達を確保する体制の確立
（１）相談窓口	研究費の執行に関する相談窓口の存在が十分に周知されていないため、使用ルールに疑義が生じた場合にも、研究者が独自に判断し、誤った解釈で研究費が執行されるおそれがある。	【実施状況】・使用ルールや事務手続きについて、研究者が日常的に相談を行いやすいよう、会計課を窓口として相談を受け付けている。・相談窓口をホームページ上で公開している。【今後の取り組み】・研究者と事務職員間のコミュニケーションを充実させ､相談窓口の利用促進を図る。
（２）通報窓口	通報（告発）窓口の周知が不足しているため、不正が潜在化している可能性がある。不正使用を発見した者が不利益を恐れて通報（告発）を躊躇する。	【実施状況】・研究費の不正使用等に関する学内外からの通報(告発)窓口を総務課長とし、ホームページ上に公開している。【今後の取り組み】・公益通報者保護法に基づく、通報（告発）者等の保護体制の整備に向け検討を進めている。・定期的な学内通知等により、通報（告発）窓口を周知徹底し、不正リスクの抑制・牽制と早期発見が図られる体制を整備する。
（３）外部への公表	不正への取組に関する外部への公表が不十分である。	【実施状況】・「藤女子大学公的研究費（競争的研究資金）の管理・監査体制」を制定し、ホームページに掲載して不正への取組の方針と意思決定手続きを学内外に広く公表している。（2008年10月）【今後の取り組み】・現在、学内ホームページに掲載している「藤女子大学研究倫理基準」を学外向けにも公開する。
（４）研究者及び事務職員の理解度の確認	使用ルールや研究倫理基準に関する理解が不十分である。	【実施状況】・公的研究費の基本ルールや制度改正等について、事務職員については、説明会の参加やその後の復命及び学内グループウェアへの掲載等により理解の徹底を図り、研究者については、担当職員からの個別説明により理解を深められるよう努めている。【今後の取り組み】・相談窓口で受け付けた質問を取りまとめて、ＦＡＱを作成し、学内通知やホームページ等で周知する。・研究者に対する個別説明を強化し、必要に応じて説明会を開催して、更なる周知徹底及び意識の向上を図る。
６．モニタリングのあり方
（１）機関全体の視点からのモニタリング体制の整備状況	制度変更や時間の経過等により、整備済の不正防止計画や管理・監査体制が適切なものでなくなる。	【実施状況】・「藤女子大学公的研究費（競争的研究資金）の管理・監査体制」において、不正発生を防止するためのモニタリングの在り方を明記した。（2008年10月）【今後の取り組み】・不正防止計画推進部署である会計課において、不正防止計画や管理・監査体制の適正性を年１回以上確認し、必要に応じて見直すことにより、これらを常に適切なものに保つ。
（２）機関全体の視点からの監査体制の整備状況	監査体制が不十分で、監査が実施されなかったり、実施されても皮相的な監査で問題の発見に繋がらない。	【実施状況】・本学が採択された全ての公的研究費について、内部監査部門（総務課）が通常監査または特別監査を行っている。通常監査は、帳簿上（書類上）の監査とし、採択された全ての課題について実施している。特別監査は、実際の使用状況や備品等の実査及び事実関係の厳密な確認を含めた監査とし、採択された課題の１割以上を対象として実施している。【今後の取り組み】・監査体制が適正なものかどうか見直しを行い、必要に応じて、有効的かつ効率的な内部監査制度の整備を図る。

更新日：2011年10月17日